今こそ見直したい「メール対応」の仕組み化
lady@世田谷区三宿にて、忙しくなってきた女性起業家を対象にトラブル回避とストレスフリーなビジネスの仕組みづくりをサポートしています行政書士 ゆじ まきこです。
私は、起業する人のための行政書士です。
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はじめに
「メール対応、もっと効率よくできないかな…？」
日々の業務でそう感じたことはありませんか？
お客様対応、スケジュール調整、資料のやり取り——。
一通一通に丁寧に対応したいと思う反面、思っていた以上に時間が取られていることも。
そこで今回は、「メール対応を仕組み化する」方法をご提案します。
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テンプレートは“冷たい”もの？
「メール対応って、テンプレートだと味気ないのでは？」
私も最初はそう思っていました。
でも、実際にいくつか作ってみると——
・冒頭の挨拶
・よくあるお問い合わせへの回答パターン
・ご案内や注意事項の整理
これだけでも、対応がぐっとラクになりました。
テンプレートは、冷たいものではありません。
“自分らしさ”や“丁寧さ”を込めた文章をベースにすれば、温かみを保ちながら効率化できます。
こんな方法はいかがでしょうか？
おすすめは、「よく使うフレーズ集」を自分で整えておくこと。
テンプレート機能があるメールソフトや、単語登録、スニペットツールなども活用できます。
たとえば——
・「〇〇様 お問い合わせありがとうございます」の定型文
・「添付ファイルをご確認ください」などのご案内文
・「ご確認のうえ、ご不明点があればお知らせください」などの締め文
このようなフレーズをあらかじめ整えておくだけでも、返信にかかる時間が半分以下になります。
まとめ
丁寧なやり取りと、効率的な対応。
このふたつは、両立できます。
テンプレート＝手を抜くことではありません。
“丁寧さ”を残しながら、繰り返しの対応をラクにしていく。
そんな工夫が、日々の負担を減らしてくれるはずです。
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