Googleフォームで問い合わせ対応を自動化！効率化のための簡単ステップ

世田谷区三宿にて、忙しくなってきた女性起業家をサポート支援しています行政書士　ゆじ　まきこです。

私は、起業する人のための行政書士です。

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１.はじめに

事務作業、毎日おつかれさまです。

起業初期や一人でお仕事をされている方にとって、メールのやりとりや問い合わせ対応は、意外と時間を取られてしまうもの。

そんな中、「Googleフォーム」が便利だと聞き、今回、問い合わせ対応への活用について改めて調べてみました。

実は私も過去に「オンラインセミナー後のアンケートフォーム」として使ったことがあるのですが、問い合わせ対応にまで応用できるとは驚きでした！

現在はまだ導入していませんが、「こんなふうに使えるんだ！」という発見を、皆さんと共有したくてブログにまとめてみました。

２.Googleフォームとは？

Googleが提供する無料のフォーム作成ツールで、アンケートや申込受付、問い合わせ窓口など幅広く使えるサービスです。

Googleアカウントがあれば誰でも簡単に使え、回答は自動でスプレッドシートにまとめられます。

私自身も、「オンラインセミナー後のアンケート」で受講者の声を集めるのに活用していて、とても使いやすい印象でした。

３.小規模事業にぴったりな理由

個人事業主や小さなチームで活動している方にとって、Googleフォームには以下のようなメリットがあります。

無料で始められる

Googleアカウントがあれば、費用ゼロで利用可能。ランニングコストを気にせず使えるのが魅力です。

手軽に作れる

質問項目はドラッグ＆ドロップで追加できるので、専門知識がなくてもすぐに完成します。

スマホ対応

フォームはスマートフォンからも閲覧・回答可能。どこにいてもスムーズにやり取りできます。

自動で集計される

回答はGoogleスプレッドシートに自動反映。別途まとめ直す必要がなく、時短になります。

４.基本の作成ステップ

私が今回調べた中で、「これは初心者さんにも分かりやすいな」と思った基本的な流れはこちらです。

５.活用するかどうか、今は検討中

私自身はこれまでセミナーのアンケート用として使っていましたが、「問い合わせ対応」としての活用はまだ実践していません。

ただ、事務作業の時短になるのは確かですし、「いずれは使ってみたい」と感じています。

たとえばこんなふうに使えそうです。

- お問い合わせフォームとして設置しておけば、個別のメール返信の手間が省ける

- あらかじめ質問項目を設定しておけば、必要な情報を漏れなく聞ける

- 質問が重複していた場合は、フォーム内に「よくある質問」リンクを入れておけば対応がスムーズ

今後、私自身の業務フローを見直しながら、どこかで導入していけたらと思っています。

まとめ

Googleフォームは、無料で手軽に始められて、事務作業の効率化にもつながる便利なツールです。

私のように「アンケートでしか使ったことない…」という方でも、少し視点を変えると、問い合わせ対応にも応用できそうだなと実感しました。

まだ導入していない段階でも、「どんなふうに活用できそうか」を知っておくだけで、必要なタイミングでスムーズに活用できるはずです。

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