自動化に必要な3つの準備｜ツールを入れる前に整えたいこと

世田谷区三宿にて、忙しくなってきた女性起業家を対象にトラブル回避とストレスフリーなビジネスの仕組みづくりをサポートしています行政書士　ゆじ　まきこです。

私は、起業する人のための行政書士です。

事務所の　インスタグラム　はこちら

起業する人のための行政書士🐞ゆじ

事務所の　X　はこちら

起業する人のための行政書士🐞ゆじ

はじめに

「作業を自動化したい！」と思ったとき、つい最初に目が行くのは、便利なツールですよね。

でも、ツールを導入しただけで、必ずしも「ラクになる」わけではありません。

むしろ、準備が不十分なままツールを使うと、

- かえって管理が複雑になったり
- ツールに振り回されて疲れてしまったり

することもあります。

私自身、便利そうだからとツールを試してみたものの、続かなかった…という経験が何度かあります。

だからこそ、ツールに頼る前に、整えておきたい3つの準備があると感じています。

今日は、自動化をうまく進めるために、私が実感している大切な準備についてお話しします。

1. 作業を見える化する

まず最初にやるべきことは、「どんな作業があるか」を洗い出して見える化すること。

- どんな作業が、どれくらいの頻度で発生しているか？
- どの作業に、どれくらい時間がかかっているか？
- 手間がかかっているのは、どの部分か？

これをしないままツールを使い始めると、何を自動化すべきなのかが分からないまま、機能だけに振り回されてしまいます。

まずは、紙でもメモでもいいので、自分の業務フローをざっくり見える化してみましょう。

2. 作業を整理・標準化する

次に大事なのが、作業のやり方をできるだけシンプルにすること。

- やり方がバラバラになっていないか？
- 無駄な手順や重複している作業はないか？
- 誰がやっても同じ手順で進められるか？

これを整理しておかないと、ツールを導入しても混乱するだけになってしまいます。

たとえば、

- 契約書の作成手順をパターン化する
- SNS投稿の流れをテンプレート化する
- お問い合わせ対応をステップごとに決めておく

こうした“標準化”が先にあるからこそ、ツールを使ったときに本当の効果が出るんです。

3. 自分に合ったツールを選ぶ

準備ができたら、いよいよツール選びですが、ここで大事なのは、「自分に合うかどうか」を基準にすること。

- 操作が簡単か？
- 続けられそうか？
- 自分の業務量・規模に合っているか？

「有名だから」「流行っているから」ではなく、「自分が続けられるか」を一番に考える。

最初はシンプルな機能で十分ですし、必要に応じて、少しずつツールを育てていけばOKです。

まとめ

自動化は、ツールを入れることがゴールではありません。

- 自分の作業を見える化する
- 作業を整理・標準化する
- 自分に合ったツールを選ぶ

この3つを準備しておけば、自動化は、きっと「続く仕組み」になります。

焦らず、ひとつずつ整えていきましょう。

公式LINEにご登録ください

公式LINEでは、月2回（月曜日配信）、

• 最新の法改正情報（女性起業家向けにわかりやすく解説）
• ビジネスを守るための法務・トラブル回避のヒント
• 自動化・仕組み化に役立つ実践的アドバイス

をお届けしています。

登録特典として、
「起業初心者＆フリーランスのための法務チェックシート（PDF５３頁分）」をプレゼント中！

ぜひ、この機会にご登録ください✨

にほんブログ村

にほんブログ村